如何與資料追蹤增益集一起使用範本精靈

用excel建資料庫的密技~
每次都要找好久~
先貼起來~有空再來解釋囉

本文中討論的增益提供 「 現狀 」,並且 Microsoft 不保證它可用於所有的情況。雖然 Microsoft 技術支援部門可以幫助您進行安裝和現有的功能,此增益集,但不會修改增益集提供新功能。

每當您在複本的範本並儲存它為不同的活頁簿中輸入新的資料精靈會將會自動加入資料至您指定的資料庫。

若要使用 [範本] 精靈,您必須先安裝它。然後,在 [新增-集] 對話方塊選取範本精靈與資料追蹤] 核取方塊。

要連結的範本 dBASE 或可資料庫,您必須也安裝適當的開放式資料庫連接 (ODBC) 驅動程式。在另外您也必須增益集] 對話方塊中選取 [ODBC 增益集] 選項。

如需詳細資訊請參閱 「 Microsoft 知識庫 」 中下列文:

140458  (http://support.microsoft.com/kb/140458/EN-US/ ) : XL7: 使用範本時,就會出現未預期的錯誤 」 精靈

使用範本精靈的程序包括建立包含資料定義樣板,根據在活頁簿和關聯的資料庫,決定是否要從另一個活頁簿的現有資料合併彙算和儲存範本,並在資料庫中配置的版面配置的活頁簿。

建立範本

  1. 開啟活頁簿包含計劃在範本中使用的資料行的版面配置。如果尚未建立的活頁簿,這麼啟動精靈前先做。
  2. 在 [資料] 功能表開始精靈,按一下 [範本精靈]。
    在 [範本精靈] 中第一個步驟中,您需要定義範本的名稱。使用中活頁簿的名稱會出現在第一個下拉式清單] 對話方塊中。請注意該清單包括所有開啟的活頁簿名稱。
  3. 按一下資料版面配置的所在的活頁簿的名稱,然後再按 [下一步]。
  4. 在精靈在 [資料庫類型] 方塊中的步驟 2 中選取計劃建立的資料庫的類型。預設值為 Microsoft Excel 活頁簿。 但是,您可以選取其他開放式資料庫連接 (ODBC) 的檔案類型。
  5. 在 [資料庫位置與名稱] 方塊中選取的資料夾位置和資料庫檔案的名稱。按一下 [瀏覽] 來變更資料庫名稱或資料夾位置,或選取現有資料庫並不會顯示在目前的資料夾。然後,按 [下一步]。
  6. 在精靈的步驟 3,定義活頁簿中的儲存格和資料庫檔案中的欄位間的連結。若要定義的儲存格和欄位間的連結,按一下 [儲存格為 [否]。 1] 方塊中,按一下 [將讓您鍵入新的資料並按下 TAB 鍵在活頁簿中儲存格。
    當您按 TAB 按鍵時,精靈自動在 [欄位名稱] 方塊中類型名稱。精靈會使用的名稱是由在上方或左邊的儲存格] 方塊中指定的儲存格的活頁簿中名稱所決定。請注意您可以藉由在它的上方輸入變更的欄位名稱。
  7. 繼續在資料庫檔案中定義您想要連結之資料庫的活頁簿中的所有儲存格和欄位間的連結。每個儲存格使用不同的 [儲存格] 方塊。當您完成建立連結時,按一下 [下一步]。
  8. 在精靈的步驟 4,決定是否要合併現有的活頁簿到指定的資料庫。若要資訊的合併按一下 [是] 中,包含。如果您不想合併現有的活頁簿,按一下 [否,略過它]。
    注意: 若要合併現有的活頁簿,資料活頁簿中的必須被排列與範本相同的格式。您可以決定要於稍後合併現有的活頁簿。(請參閱本文中的合併現有資料 > 一節)。
  9. 按一下 [下一步]。然後,在精靈的 [步驟 5 按一下 [完成]。

注意: [範本精靈自動儲存範本和資料庫檔案。

使用範本

若要自動新增資料到資料庫檔案,您可以開啟活頁簿使用精靈建立的範本為基礎、 在活頁簿中輸入新的資料,儲存活頁簿。

若要建立範本為基礎的活頁簿,請依照下列步驟執行:

  1. 請確認範本 Office\Templates 資料夾中。
  2. 在 [檔案] 功能表上按一下 [新增]、 選取範本,然後按一下 [確定]]。注意: 如果啟用巨集病毒防護,您將會收到巨集病毒警告。按一下 [啟用巨集] 以繼續。
  3. 輸入您想要新增到資料庫檔案的資料。
  4. 在 [檔案] 功能表上按一下 [儲存]。在出現對話方塊,存在下列選項: 建立的新增記錄] 和 [繼續] 但不更新。當您在相同的活頁簿中輸入新的資料,然後再次儲存檔案時,第三個選項 [現有記錄更新,會出現。
  5. 以新增資料,按一下建立 A 新增記錄],然後按一下 [確定]。請注意您可以使用相同的活頁簿若要繼續加入更多資料到資料庫檔案。若要重複使用活頁簿中的這種方式,重新鍵入新連結的儲存格資料、 儲存該檔案,然後按一下 [建立 A 新增記錄]。您可以修改現有資料錄,即可更新的現有資料錄。

合併的現有資料

當您建立範本或您建立範本之後,您可以合併來自其他活頁簿的資料。

注意: 若要從另一個活頁簿的 [資料] 到資料庫檔案合併,資料必須被排列具有相同的版面配置與範本。如果活頁簿中的資料有不同的版面配置,精靈會將加入空白的記錄至資料庫檔案但不會顯示警告訊息。工作表名稱也必須相同成功地合併活頁簿。

資料合併之後建立範本,請依照下列步驟執行:

  1. 在 [檔案] 功能表上按一下 [開啟],及開啟 (位於包含 Office 的資料夾) 的範本資料夾]。
  2. 在 [檔案類型] 方塊中,按一下文件範本 (*.dot),並開啟使用範本精靈建立的範本。
  3. 在 [資料] 功能表上按一下 [範本精靈],並按一下 [下一步],直到您看到精靈的步驟 4 繼續執行。
  4. 在精靈的步驟 4,按一下”[是],包含,”然後再按 [下一步。
  5. 在下一個對話方塊方塊出現,按一下 [選取]。
  6. 在 [轉換至選取的檔案] 對話方塊選取 [包含您要新增到資料庫檔案,按一下 [開啟],然後再按一下 [完成] 的資料的活頁簿]。

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