Microsoft Outlook有一堆”連絡人”通訊錄?

雖然不兼MIS了~不過學到新東西還是記錄一下囉 ^^

連絡人是Microsoft Outlook 的功能之一~
在記錄連絡人的相關資料時實在是個方便的工具~
但在重新匯入資料時~
往往會發現一個問題:
怎麼我有一堆連絡人資料夾??
甚至是在連絡人清單裡已經移除了的資料,
結果在發MAIL時, 點選收件人時所出現的通訊錄卻總是跟連絡人裡的通訊錄不同??
原來問題在於存取的pst檔內容~~

假設原本的pst檔存在C槽, 檔名為”個人資料夾”
但複製到D槽, 另存為”ABC”檔後, 即視為不同的PST檔,
而outlook裡已記錄了原本的”個人資料夾”內的”連絡人”,
而”ABC”裡一樣也存在”連絡人”這個資料夾,
所以匯入”ABC.pst”後在outlook裡會同時存在兩個”連絡人”的資料夾,
分別屬於”個人資料夾.pst”及”ABC.pst”
但在通訊錄看起來, 則為兩個長得一模一樣的”連絡人”通訊錄
就算在outlook的郵件資料夾裡刪除”個人資料夾”後,
“個人資料夾”的連絡人通訊錄並不會跟著刪除,
所以如果是在”ABC.pst”裡修改”連絡人”,
若預設通訊錄為”個人資料夾.pst “的連絡人的話,
就會出現怎麼連絡人裡的資料跟通訊錄裡顯示的永遠不一樣的現象囉~~

解法有兩種,
1.  變更預設通訊錄為需要的那一份
2.  選擇需要的連絡人資料, 刪除另一份

ex: 若要留存的為”ABC.pst”的連絡人資料, 則刪除”個人資料夾.pst”裡的連絡人資料,
(僅變更預設通訊錄的話則不用刪除)
但選擇刪除的話則可避免一堆連絡人出現在通訊錄中裡混淆視聽啦~~

變更預設通訊錄之步驟:
1. [工具] 功能表–> [通訊錄]。
2. 進入 [通訊錄]的[工具] 功能表–>選擇[選項]。
3. 在[先顯示這份通訊清單]裡選擇希望預設顯示之通訊錄。
就大功告成囉~

刪除多餘”連絡人”通訊錄之步驟: 
1.  [工具] 功能表–> [電子郵件帳號]。
2.  選擇[目錄] 下方之 [檢視或變更現有的目錄與通訊錄]。
3.  進入 Outlook 通訊錄,點選 [變更], 將多餘的通訊錄移除即可.
從此通訊錄就清楚明瞭啦~~

後記:
mimi曾經出現撇手的現象, 把使用中的連絡人通訊錄也移除的狀況~
通訊錄看得到用不到, 好像比上面那些狀況還慘厚 ^^”
不過還好及時找到補救的方法 嘿嘿~
 
補救步驟為:
1.  在[連絡人]裡選擇需要加入使用的通訊錄–>按右鍵–>選擇[摘要資訊]。
2.  選擇[outlook通訊錄]頁籤–>勾選[將此資料夾顯示為電子郵件通訊錄]。
哈哈~通訊錄就回來囉 ^^

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2 thoughts on “Microsoft Outlook有一堆”連絡人”通訊錄?

  • 2010年七月7日 at 3:13 下午
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    感謝你的分享,讓我今天又學了一招:)
    沒遇到都不知道該怎麼用,你的分享文讓我好好學習了一下:)
    順帶一提當在outlook更改設定後,以2007而言,只要關掉outlook程式重開
    設定就變更完成,可是我同事的2003卻得將電腦重開機,那個設定才變更完成,
    這順便提出來分享一下:)

  • 2010年七月19日 at 8:59 上午
    Permalink

    哈~我也是遇到狀況時才學到的~
    不過我倒是沒注意到2003是不是一定要重開機才能完成設定哩

    outlook 後來換2007後我也沒什麼在摸了~
    尤其是用圖檔建的簽名檔大小老是有問題~
    後來直接交給新的MIS處理 真是慚愧 ^^”

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