Excel加總小技巧—SUM函數

相信會用excel的人一定都用過SUM (加總)這個函數,
很簡單, 就是加總某個範圍內的數值資料嘛!
ex: SUM(A1:A10), 就是加總儲存格A1到儲存格A10之間的數值資料

不過不曉得有沒有人發現過,
使用SUM函數來做加總時, 不管在中間插入或刪除多少資料, 都不會有問題,
但當你是選取範圍的最初列/欄做新增,
或是將資料新增在原本資料的最下方時,
SUM函數就會抓不到這些新增的資料,

ex: 以上面的例子, SUM(A1:A10),
如果是在第1列(範圍的最初列)新增資料, 原本的A1會變成A2,
SUM函數則會變成SUM(A2:A11),
如果A1也是需要加總的資料, 就必須手動修改為SUM(A1:A11), 數值才會正確

另一種狀況是, 選取第11列(資料範圍的最下方)新增資料時,
在某些狀況下SUM函數仍然會是SUM(A1:A10),
(與資料的連續性 / 範圍內是否有空值 / 儲存格的設定有關)

以上2種狀況, 除非操作者夠細心, 或有驗算的習慣,
否則其實這樣的錯誤並不容易被發現,
(有時也要看操作者是否了解綠色小三角是幹嘛用的)
尤其如果是在趕製重要資料時, 犯了這樣的錯誤可是很嚴重的

所以咪咪以前在用SUM函數的習慣是, 在加總儲存格的的前一列/欄留白,
而一般的報表資料都會有標題列,
在選取資料範圍時, 則選取為(標題列:預設留白列)
不過要記得, 在新增最後一列資料時, 要選取留白列做新增,
不要選取SUM函數所在的那一列做新增,
不然就失去留白列的作用囉~~~

以上方法適用於可留白的表格單據,
像是INVOICE或是PACKING LIST之類有彈性的表單,
用在報表上可能不是那麼方便,
但自從咪咪學會OFFSET函數之後, 就有新解法囉~
連麻煩的空白列都不用留了,
有興趣嗎?
敬請期待”咪咪與OFFSET的初次邂逅”

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One thought on “Excel加總小技巧—SUM函數

  • 2011年二月7日 at 10:12 下午
    Permalink

    咪咪與OFFSET的初次邂逅 <—這篇你欠很久了
    少玩facebook做正事吧!

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